Automatizar o envio para o Alloggiati Web: como evitar erros
Guia prático para hotéis e alojamentos: o que é o Alloggiati Web, os prazos, os erros mais comuns e como automatizar a comunicação de hóspedes à polícia.
Todo o alojamento em Itália — hotel, B&B, casa de hóspedes, agroturismo — deve comunicar os dados dos hóspedes à polícia através do portal Alloggiati Web da Polícia de Estado italiana. É uma obrigação de segurança pública, não fiscal, e deve ser cumprida dentro de prazos rigorosos.
O que a lei prevê
A comunicação deve ser enviada no prazo de 24 horas após a chegada do hóspede. Para estadias de apenas uma noite, os dados devem ser transmitidos no momento do check-in. Os campos exigidos são dados de identidade: nome e apelido, data e local de nascimento, nacionalidade e dados do documento.
Os erros mais comuns
- Transcrever mal os dados do documento (um único caráter errado pode levar à rejeição da ficha).
- Esquecer as comunicações nos dias de maior afluência.
- Não conservar o comprovativo de transmissão.
- Comunicar com atraso em estadias de uma noite.
Como automatizar o processo
O mais eficaz é recolher os dados logo no check-in digital: o hóspede introduz (ou digitaliza) o seu documento a partir do telemóvel e as informações são validadas automaticamente. A ficha pode então ser gerada e enviada ao Alloggiati Web sem voltar a digitar nada.
Automatizar este fluxo elimina a maioria dos erros de transcrição, evita atrasos e liberta tempo precioso na receção. É exatamente uma das obrigações que o HotelOnlineAI trata por si, em total conformidade com o RGPD.
Em resumo
O Alloggiati Web não é complicado, mas é repetitivo e pouco tolerante a erros. Digitalizar o check-in e automatizar o envio é a forma mais simples de estar em conformidade e descansado.