Come automatizzare l’invio ad Alloggiati Web (senza errori)
Guida pratica per hotel e B&B: cos’è Alloggiati Web, le scadenze, gli errori più comuni e come automatizzare la comunicazione delle schedine alla Questura.
Ogni struttura ricettiva in Italia — hotel, B&B, affittacamere, agriturismo — è obbligata a comunicare i dati degli ospiti alla Questura tramite il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. È un adempimento di pubblica sicurezza, non fiscale, e va rispettato entro tempi precisi.
Cosa prevede la legge
La comunicazione va inviata entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite. Per i soggiorni non superiori alle 24 ore, i dati vanno trasmessi entro 6 ore dall’arrivo. Sono dati identificativi: nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, estremi del documento.
Gli errori più comuni
- Trascrivere male i dati del documento (un carattere sbagliato basta a far rifiutare la schedina).
- Dimenticare le comunicazioni nei giorni di maggiore afflusso.
- Non conservare la ricevuta di avvenuta trasmissione.
- Inviare in ritardo per i soggiorni brevi (non superiori alle 24 ore).
Come automatizzare il processo
La soluzione più efficace è raccogliere i dati già al momento del check-in digitale: l’ospite inserisce (o scansiona) il proprio documento dal telefono e le informazioni vengono validate automaticamente. A quel punto la schedina può essere generata e inviata ad Alloggiati Web senza ricopiare nulla a mano.
Automatizzare questo flusso elimina la maggior parte degli errori di trascrizione, evita i ritardi e libera tempo prezioso alla reception. È esattamente uno degli adempimenti che HotelOnlineAI gestisce per voi, in modo conforme al GDPR.
In sintesi
Alloggiati Web non è complicato, ma è ripetitivo e poco tollerante agli errori. Digitalizzare il check-in e automatizzare l’invio è il modo più semplice per dormire sonni tranquilli ed essere sempre in regola.