La rilevazione statistica ISTAT per le strutture ricettive: guida pratica

Ogni hotel, B&B o affittacamere in Italia convive con tre obblighi che spesso vengono confusi tra loro: la schedatura degli ospiti per la pubblica sicurezza (Alloggiati Web), la tassa di soggiorno e la rilevazione statistica ISTAT del movimento turistico. Quest'ultima è quella di cui si parla meno, ma resta un obbligo di legge e la sua omissione è sanzionabile. Vediamo cos'è, chi deve rispettarla e come toglierla di mezzo senza perdere tempo.

Cos'è la rilevazione statistica ISTAT

È la comunicazione periodica del movimento dei clienti nelle strutture ricettive: quante persone arrivano e quante notti trascorrono. Serve a produrre le statistiche ufficiali sul turismo che ISTAT elabora insieme alle Regioni. La sua natura è puramente statistica: non ha finalità di sicurezza né fiscali, e i dati vengono comunicati in forma aggregata, senza nomi e cognomi dei singoli ospiti.

I due numeri chiave sono gli arrivi (quanti clienti hanno preso alloggio nel periodo) e le presenze (il totale dei pernottamenti, cioè il numero complessivo di notti trascorse dagli ospiti). Uno stesso ospite genera un solo arrivo ma più presenze se resta più notti: confondere i due dati è l'errore più frequente.

Chi è obbligato a comunicare i dati

L'obbligo riguarda praticamente tutte le strutture ricettive, indipendentemente dalla dimensione. Anche chi ha una sola camera in affitto rientra nella rilevazione.

• Alberghi, hotel e residence
• Bed & breakfast
• Affittacamere e case vacanza
• Agriturismi con ospitalità
• Campeggi, ostelli e altre strutture extra-alberghiere

Va comunicato il movimento anche nei periodi di chiusura o di camere vuote: in quel caso si invia una dichiarazione a zero. Il silenzio non equivale ad assenza di clienti.

Quali dati si comunicano

Non si trasmettono i dati anagrafici del singolo ospite, ma numeri aggregati per periodo. In genere vengono richiesti:

• Numero di arrivi e di presenze (pernottamenti)
• Paese o regione di provenienza dei clienti
• Camere e letti disponibili e quelli effettivamente occupati
• Eventuali giornate di chiusura della struttura

Con che cadenza e su quale portale

La cadenza è di norma mensile, con l'invio da effettuare nei primi giorni del mese successivo a quello di riferimento. In alcune Regioni, nei periodi di bassa stagione o per determinate tipologie di struttura, sono previste scadenze più frequenti o ravvicinate: la regola precisa dipende dalla Regione o Provincia di competenza.

La comunicazione non passa da un unico portale nazionale ma dal sistema della Regione o Provincia. I gestionali più diffusi per questo scopo sono Istrice e Ross1000, adottati da molte amministrazioni regionali. Il primo passo è quindi sempre verificare quale piattaforma usa il proprio territorio e con quali credenziali.

ISTAT, Alloggiati Web e tassa di soggiorno: tre cose diverse

È l'equivoco più costoso in termini di tempo. Sono tre adempimenti separati, con destinatari e finalità distinti:

• Alloggiati Web: invio dei dati degli ospiti alla Questura, per finalità di pubblica sicurezza, entro 24 ore dall'arrivo
• Tassa di soggiorno: obbligo fiscale verso il Comune, con importo per notte e versamento periodico
• Rilevazione ISTAT: dati aggregati di arrivi e presenze a fini statistici, verso Regione e ISTAT

Aver inviato l'uno non copre gli altri due. Sono flussi paralleli che partono tutti dalle stesse informazioni raccolte al check-in, ma finiscono a enti differenti.

Gli errori più comuni

La maggior parte delle contestazioni nasce da sviste ripetute mese dopo mese, non da casi complessi.

• Confondere arrivi e presenze, dimezzando o gonfiando i pernottamenti
• Dimenticare l'invio a zero nei mesi di chiusura o senza clienti
• Saltare la scadenza mensile, credendo basti l'Alloggiati Web
• Sbagliare la provenienza degli ospiti o inserirla in modo incoerente
• Non aggiornare camere e letti disponibili dopo modifiche alla struttura

Come automatizzare l'invio partendo dal check-in

Il segreto è non ricostruire i numeri a fine mese, ma raccogliere il dato una sola volta, al momento giusto. Se al check-in registrate già ospite, date di soggiorno e provenienza in modo strutturato, arrivi e presenze si calcolano da soli: vi basta esportare il riepilogo mensile nel formato richiesto dal portale regionale.

Così la rilevazione smette di essere un lavoro manuale a rischio errore e diventa un semplice controllo finale prima dell'invio. Gli stessi dati alimentano anche Alloggiati Web e il calcolo della tassa di soggiorno, senza doverli reinserire tre volte.

In sintesi

La rilevazione ISTAT è un obbligo statistico distinto da pubblica sicurezza e fisco: si comunicano arrivi e presenze, di norma ogni mese, tramite il portale della propria Regione (spesso Istrice o Ross1000), inviando anche i mesi a zero. Raccogliendo i dati puliti già al check-in, l'adempimento diventa quasi automatico: HotelOnlineAI genera l'export ISTAT direttamente dai dati che la struttura ha già registrato, riducendo lo sforzo a una verifica finale.