ISTAT: la comunicazione mensile del movimento clienti

Di tutti gli adempimenti di una struttura ricettiva, la rilevazione ISTAT è quella che si dimentica più facilmente: non c’è un ospite che la chiede, non c’è un pagamento da fare, e per mesi sembra che non succeda nulla. È comunque obbligatoria, ogni mese, anche quando la struttura è rimasta chiusa. Vediamo esattamente cosa va comunicato, quando e dove — e perché non ha niente a che vedere con le altre due comunicazioni che già fate.

Che cos’è la rilevazione del movimento clienti

È l’indagine statistica con cui lo Stato misura il turismo: quante persone arrivano, da dove e quante notti restano. Non serve a controllare voi, serve a contare i flussi — ed è la base dei dati su cui Regioni e Comuni decidono investimenti e promozione. La risposta è obbligatoria: la rilevazione fa parte del Programma statistico nazionale, e l’obbligo nasce dall’articolo 7 del d.lgs. 322/1989, dentro la cornice del regolamento europeo sulle statistiche del turismo. Riguarda tutte le strutture — alberghiere, extralberghiere e locazioni brevi — senza soglie di dimensione.

Non è Alloggiati Web e non è la tassa di soggiorno

Sono tre comunicazioni diverse, con destinatari e tempi diversi. Confonderle è il motivo per cui qualcuno pensa di averla già fatta:

• Alloggiati Web → alla Questura, per la sicurezza: i dati dei documenti di ogni ospite, entro le ore previste dall’arrivo.
• Tassa di soggiorno → al Comune, per il gettito: importi riscossi dagli ospiti, da versare e dichiarare secondo il regolamento comunale.
• ISTAT → alla Regione (che poi trasmette a ISTAT), per la statistica: numeri aggregati del mese, senza nomi né documenti.

Nessuna delle tre sostituisce le altre, anche se i dati di partenza sono gli stessi ospiti.

Cosa si dichiara

I numeri sono aggregati, non nominativi. In genere servono:

• Arrivi: quante persone hanno iniziato il soggiorno nel mese.
• Presenze: il totale delle notti vendute nel mese (una coppia per tre notti = sei presenze).
• Partenze: quante persone hanno concluso il soggiorno nel mese.
• Provenienza: gli italiani per regione di residenza, gli stranieri per Paese di residenza.
• Capacità e periodi di chiusura: camere e letti disponibili, e i giorni in cui la struttura era chiusa.

Attenzione a un dettaglio che sfugge spesso: conta la residenza dell’ospite, non la sua cittadinanza né il luogo di nascita. Un cittadino italiano residente a Berlino, statisticamente, è un arrivo dalla Germania.

Entro quando e su quale portale

Qui non esiste una risposta unica valida per tutta l’Italia, ed è la cosa più importante da sapere: scadenza e portale dipendono dalla vostra Regione. La regola più diffusa è la trasmissione entro il giorno 5 del mese successivo — le presenze di giugno entro il 5 luglio — perché la Regione deve poi consegnare i dati a ISTAT entro la metà del mese. I portali cambiano di conseguenza: ROSS1000 in diverse regioni, Turismo5, WebTur, Sinfonia e altri sistemi regionali. Due avvertenze pratiche:

• I mesi vuoti si dichiarano comunque: struttura chiusa o zero ospiti va comunicato come movimento zero, non è un mese da saltare.
• Le credenziali del portale arrivano dalla Regione o dall’ufficio turismo della Provincia: se non le avete mai ricevute, l’obbligo non sparisce — vanno richieste.

Prima di fissare la vostra procedura interna, verificate le istruzioni pubblicate dalla vostra Regione: sono l’unica fonte che vale per la vostra struttura.

Cosa si rischia dimenticandola

Trattandosi di una rilevazione statistica a risposta obbligatoria, la mancata comunicazione è sanzionabile in via amministrativa ai sensi del d.lgs. 322/1989, e diverse Regioni prevedono sanzioni proprie per le strutture inadempienti. Nella pratica, prima delle sanzioni arrivano i solleciti dell’ente regionale — ma i mesi mancanti restano da recuperare, e ricostruire arrivi e presenze di sei mesi fa dai registri è un lavoro sproporzionato rispetto ai cinque minuti che serviranno ogni mese.

Come lo prepara HotelOnlineAI

Il sistema calcola il riepilogo del mese dai soggiorni già registrati — arrivi, partenze e presenze, con gli italiani divisi per regione e gli stranieri per Paese — e lo esporta in un file pronto da caricare. Segnala anche le prenotazioni con dati insufficienti, così le correggete prima di inviare invece di scoprirlo dal portale. Una precisazione onesta: la trasmissione al portale regionale resta vostra, noi prepariamo i numeri ma non inviamo nulla al posto vostro.

In sintesi

La rilevazione ISTAT costa poco tempo se i dati degli ospiti sono in ordine dal check-in, e diventa un problema solo quando si accumula. Fissate tre cose: la scadenza della vostra Regione in calendario, chi la fa quando quella persona è in ferie, e l’abitudine di dichiarare anche i mesi a zero. Il resto è un file da caricare.